ANDPADで不動産管理の業務プロセスを変革 / 〜後編〜業務改善を実現し、深耕営業・新規開拓にリソース投下へ

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山本洋輔氏
株式会社ハウスサポート PM事業部課長
2008年 IT機器メーカーに新卒で入社し、法人営業を4年担当。2012年に同社に中途入社。賃貸営業として活躍後、営管分離体制にするために管理部が創設され、立ち上げメンバーに抜擢されプロジェクトマネージャーに。2020年に江南店の店長を務めた後、2021年に再度管理部に戻り、現在に至る。

須田健太氏
株式会社ハウスサポート 福岡東エリアマネージャー
高校卒業後、2010年 印刷会社に入社し、パッケージ印刷に携わる。2013年8月に、営業未経験で同社に中途入社。初出店の福岡支店に配属され、営業として活躍。2019年から同店舗の副店長を務め、現在に至る。



不動産管理会社及び賃貸管理会社様向けのANDPAD運用定着促進プログラム「DX-顧客体験向上-」。原状回復工事に関する業務プロセスの変革を行い、その結果としてオーナー様や借り主様といった顧客の体験を向上することを目指しています。導入から速やかに運用定着効果をご実感いただくために、本プログラムではANDPADの利用に対して数値目標を定め、一定期間内で達成を目指します。

以前、ANDPADを導入し、本プログラムにご参画いただいた株式会社ハウスサポートの専務取締役・若林 穣さんにキックオフインタビューを実施。山口県と福岡県を拠点に急成長している同社の事業の特徴と課題、本プロジェクトを通して目指すべき方向性について伺いました。

今回は、本プログラムを終えた振り返りとして、PM事業部課長 山本 洋輔さん、福岡東エリアマネージャー 須田 健太さんにお話を伺いました。前編では、目標として掲げていた指標に対する結果についての評価、仲介担当、物件管理担当それぞれの役割ごとの課題をANDPADによってどのように解決できたのかについてご紹介しました。後編では、ANDPAD活用によってどのような業務変化が生まれたのか、そして今後の課題と目標について伺いました。

キックオフインタビューはこちら

ANDPADを活用したことによる業務変化について

――ANDPADを使うことで物件管理担当と社外パートナー、そして仲介担当との情報連携が取れるようになったかと思います。空室率の改善や、そもそもの目的であった顧客への付加価値の創出において、ANDPADは寄与できたでしょうか。新しく取り組めたことや、これまでできなかったことができるようになったなど、社内で生まれた変化があれば教えてください。

須田さん: 以前は1回空室になってから3〜4ヶ月近く空きになっていたところも、報告がリアルタイムに上がってくるようになったことでお客様への紹介もしやすくなり、比較的早く埋まるようになりました。空室期間は短くなったと思いますが、空室率改善というところまではまだまだですね。

株式会社ハウスサポート 福岡東エリアマネージャー 須田 健太氏

山本さん: 働き方という観点では、ANDPAD導入前から全社的に取り組み改善されてきていました。今では20時以降残業している人はほとんどいません。自分が店長をやっていた時代とはだいぶ変わりましたね。以前は、営業時間はオーナー様対応に充てて、FAXや事務作業などは営業時間外に対応していました。先ほども述べたように、ANDPADで発注連絡の時間短縮が可能になったことで、営業時間内の隙間時間でできるようになりました。外部パートナーさんが部屋の写真をたくさん撮影してくれているので、「ちょっとわからないから現地に行こう」というのが減り、時間短縮につながっていると思います。

ANDPADを導入したことで、PM事業部である自分自身の働き方も大きく変わりました。また、ANDPADを通じて自分の仕事を仕組み化することができてきているので、今後管理棟数が伸びても成長に耐えうる基盤を構築できたというのが大きいですね。

株式会社ハウスサポート PM事業部課長 山本 洋輔氏

須田さん: その分オーナー様の深耕営業や新規開拓に時間を充てられるようになりました。管理物件数を増やさないと売上も伸びませんから、本来やるべきことに注力できるようになったことはとても大きいですね。

――表層+設備などの複数工程の工事に関しては、ANDPADの利用によって訪問回数の削減に繋がったでしょうか。

須田さん: 以前は自分で確認しに行っていましたが、今は外部パートナーさんがANDPADに報告と一緒に写真をアップしてくれるようになったので、行くことはほとんどなくなりましたね。

――運用定着促進プログラム「DX-顧客体験向上-」の取り組みについて、他の不動産会社さんにも適応できそうでしょうか。

須田さん: 十分できると思います。ANDPADのいろいろな機能があるなかで、写真出力機能でオーナー様向けのリフォーム報告書を提出できるのが便利ですね。当社では全てのオーナー様にというわけではなく、ご要望があるオーナー様に提出しているのですが、以前はExcelで作成していました。ANDPADだと写真を選択してワンクリックでPDF化できるので、オーナー様への価値を提供する業務における負荷が減り、フォーマットも統一できるので安心です。

あとは、マイルストーン機能がとても役立っています。繁忙期は案件が多く、どうしても退去日などを見逃してしまうことがありました。退去日、着工日、完成日、入居日をマイルストーンとして登録しておけば各マイルストーンの設定日の3日前に通知がくるので、リマインド機能としてとても助かっています。

ANDPADはタイムリーに情報共有ができたり履歴を確認できたりと、使っていくことでさまざまな業務が効率化するので、社外パートナーにとっても便利なツールだと思います。

プログラムの総括と今後のDXへの展望について

――さらなる顧客体験の向上や業務効率化に向けて、今後の貴社の目標・展望について教えてください。

須田さん: 現在の管理物件数は3,000戸。2年後までにはプラス2,000戸の5,000戸を目指していきたいです。

山本さん: リフォーム利益を前年比で上回りたいです。設備の取り替えを家賃としてどう回収していくかといった、オーナー様、入居者様、自社の利益のバランスを取るのは大変ではありますが、大切にしなければならないところ。入居者様の要望通り全部修繕してしまうと、われわれもしくはオーナー様の利益が出ない。修繕をしなければ入居者様が満足できる部屋にならない。PMとしてそれぞれのバランスをしっかりと見極めながら対応していかなければなりません。山口は入居に関しては仲介担当者が担当するので、「この部屋はこうしないと決まらないよ」という話が出れば、仲介担当者、PM、オーナー様で話し合って決めていきます。

こうした顧客満足を向上させるための取り組みを強化するには現状の体制ではなかなか難しいので、PMの人員体制を整えて、人材育成にも力を入れていきたいです。

PMとしては、現在AI化、IT化を進めています。今後は家賃の送金明細書や申込書などを電子化していきたいです。すぐにオーナーさんが物件情報を見られる仕組みをつくり、家賃の滞納状況の確認などもリアルタイムにできるようにしていけたら。現状はアパマンショップの管理システムを使っているものの一部の機能しか使えていないので、それをもっと活用していけば業務効率化も加速させられると考えています。現在は、ANDPADで案件作成したものをExcelでも管理していますが、一元化できればさらなる業務の効率化にも繋がると思います。今あるリソースをもっと使いこなしていきたいですね。

ANDPADによる業務効率化によって、働き方改革が進んだという同社。オーナーへの深耕営業と新規開拓が可能になり、PMやベテラン陣のリソースを使うことができるように。さらなる成長に向けた基盤が整ってきています。

今回、本プログラムにご参画いただき、ANDPAD導入から速やかに運用定着効果を実感いただくことができました。PMの業務オペレーションが型化できたことで、5,000戸管理という目標に向けて成長を加速させていく同社を、これからもサポートしていきます。

左から 株式会社アンドパッド カスタマーサクセス 金沢 祐維、株式会社ハウスサポート PM事業部課長 山本 洋輔氏、福岡東エリアマネージャー 須田 健太氏、株式会社アンドパッド カスタマーサクセス 後藤 胤斗

ハウスサポートの皆様に率先してご活動いただき、運用定着促進プログラム「DX-顧客体験向上-」が終了しました。

山本様と須田様にはプログラムの開始当初に社内・社外でのANDPADの利用度を改善するために、社員様や協力業者様へANDPADのメリットを伝える等、日常業務で運用を浸透させていく事に尽力いただきました。

そして、プログラム期間の終了時点で社内・社外のANDPAD利用者様の写真の利用度が当初目標を大きく上回る結果になり、この結果は山本様や須田様の働きかけによりANDPADの利用目的が伝播したから成し得たのだと思っています。

また、プログラムは終了しましたが、弊社としては貴社の顧客体験向上に貢献するために次の目標実現に向けて継続して支援する所存です。

ハウスサポート様の今後の飛躍に弊社が微力ながら寄与し続けられますと幸いです。

株式会社ハウスサポート
https://www.housesupport.info
〒812-0013
福岡県福岡市博多区博多駅東1丁目1-25 宝ビル1階
代表取締役 大野 健二
設立:2008年8月22日

取材・編集:平賀豊麻
編集・デザイン:原澤香織
ライター:金井さとこ
デザイン:森山人美、安里和幸
カスタマーサクセス:後藤胤斗、金沢 祐維