〜後編〜ANDPADで実現する工務店業務の一元化 成長を続ける地場トップビルダーコラボハウスが語るクラウド一元化までの4ステップ

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株式会社コラボハウス
代表取締役会長
田窪寛氏

愛媛・香川で自由設計の注文住宅の提供を行う株式会社コラボハウスの代表取締役会長。
創業期の年間7棟から年間300棟までの成長の中で、現場監督・財務・総務責任者を兼任。
コラボハウス2拠点と別ブランドのシンプルハウスの現場の統括管理を務める。

株式会社コラボハウス
取締役社長
志賀翔吾氏

2012年入社 業界未経験から現場管理の研鑽を積み、2015年コラボハウス取締役社長に就任。
コラボハウスの監督業務を統括管理する。

株式会社コラボハウス
最強の雑用係その3
高垣吾郎氏

大手電機メーカーよりコラボハウスに入社。家の標準仕様を全面的に変えると同時に、自然の力を活かす「パッシブデザイン」の設計手法をスタッフ・お客様に伝えている。
現在は集客・マーケティング、経営企画にも従事。コラボハウスの公式インスタグラムアカウントの企画運用を主導し、集客の30%を占めるまでに成長させるなど、Webでの集客に注力している。

2020年1月27日に行われたANDPAD ONE CONFERENCE。
ONE編集部では当日のイベントレポートとしてANDPAD ONE CONFERENCEの各セッションの模様をお届けする。

「ANDPADで実現する工務店業務の一元化〜成長を続ける地場トップビルダーコラボハウスが語るクラウド一元化までの4ステップ〜」と題した当セッションでは、ANDPADを導入して3年が経過し、成長を続ける地場トップビルダーである株式会社コラボハウスをお招きして、工務店業務のクラウド業務一元化をANDPADでどのように実現されたのかについて4つのステップに分けて伺った。

後編では引き続き、株式会社コラボハウス代表取締役会長・田窪寛氏、取締役社長・志賀翔吾氏、最強の雑用係その3・高垣吾朗氏にご登場いただき、ANDPADを導入して進めたクラウドの一元化についての具体的なエピソードについてお話いただいた。

では、それぞれの課題に対して、ANDPADを導入してどのように解決していったかについてお伺いしていきたいと思います。コラボハウス様では4つの一元化によって業務効率化を図っていただいております。まず、1つ目の顧客管理について志賀様にお伺いしたいのですが、職人さんへのANDPAD導入の目的や背景などをどのようにお伝えしたのでしょうか。

コラボハウスが活用するANDPAD製品と業務範囲の図

志賀氏: 職人さんが普段思っている不満などフィードバックしてもらっていたので、ANDPADでそれらを解決できるよ、ということを社外説明会の事前にアナウンスしました。また、品質管理における課題を改善したかったので、タイミングごとに職人さんに撮影して欲しい写真をリスト化して共有しました。そうした手順もあって職人さんも理解しやすかったと思います。
どちらかというと、社内の現場監督がしっかり理解するまでに時間がかかりましたね。そこで、デジタルに強い若手の現場監督をANDPADの担当窓口にして、コミュニケーションをとってもらうことに。現場監督や職人さんからの問い合わせ先も明確になったのも良かったです。

現場管理の観点でどのような効果がありましたか。

志賀氏: 抜け漏れの防止や品質管理、進捗状況の把握が向上し、いろいろな業務負担が軽くなりました。また、若手の活躍の場が増えたことも挙げられます。若い世代はスマホやアプリに慣れていて早い段階で使いこなせるので、教えてもらったりすることも増えてコミュニケーションが活発になりました。

※志賀様はオンラインで収録に参加いただきました。

なるほど。では、次に顧客管理のクラウド管理一元化について高垣さんに伺いたいと思います。元々ExcelやAccessで管理していた顧客管理を、どのようにANDPADに移行したのでしょうか。

高垣氏: ExcelやAccessを使っていたころは、一つのファイルで管理していたので、同時編集ができず、ファイルを閉じてもらうよう連絡をしたりと、無駄なやりとりがたくさんありました。データがしっかり入力されていないということも発生していました。ANDPADに一元化する際、事前にスケジュール管理用にサイボウズを導入して使っていたので、システムを使うことには慣れ始めて、みんなが共通認識を持ちやすい状態になっていました。そして、ANDPADを導入するという話をした時も、データがまとまって便利そうだという前向きな気持ちは全体にありました。

高垣氏

高垣氏: 実際にANDPADにデータ移行するにあたり、一番大変なのはデータを誰が入力するかという部分でした。現場監督それぞれのスキルによって慣れやハードルの違いが出てくると、システムを導入の阻害要因になりやすいので、保育士がANDPADに入力する習慣をかなり早い段階でつくり、データがしっかり入力される環境が出来上がっていました。それによって顧客データがANDPADにどんどん集約されていく環境がつくれたので、データがいつでもどこでも、すぐに確認できるという環境ができました。
ANDPADを導入してからはリアルタイムで見られるので、施策ごとの効果の精度が上がり、やるべき施策とやらなくてもいい施策が明確に見えるようになりました。

次は、発注業務の一元化についてのお話を進めさせていただければと思います。こちらも志賀様にお話を伺いたいと思います。御社の電子契約書はどれくらいの割合なのでしょうか。また、電子受発注について実際に運用してみてどのようなことを感じていらっしゃいますか。

志賀氏: 95%ぐらいはすでに電子化を実現している状況です。追加発注した際などまだ少し紙ベースのものもありますが、それを改善していけば、イレギュラー部分を除いて98%くらいまでは見込めると思います。
従来は、請求書を持ち歩くことができなかったので、請求書が発注金額通りに来てなかったとしても、それに気づかぬまま請求を受理してしまっていたことがありました。今は発注金額も請求金額もANDPADの中に全部入っているので、金額もすぐにわかりますし、ミスがあってもクラウド上でやりとりができるので、本当に楽になったと実感しています。あと、いつでもどこでも発注のやり取りができるのはかなりありがたいです。本当にすごく手間が減って、事務所に来てやらなければならないという時代は終わったなと。ANDPADで業務が軽減されました。

ありがとうございます。今志賀さんがお話くださった発注業務の電子化の利点について、田窪さんから見てどのように感じますか。

田窪氏: 現場監督にとってメリットが大きかったのは間違いないですが、経理にとっても請求書と振込金額の間違いや振込ミスがなくなり、発注時点から間違えずにできるようになったことは大きいです。人の手が加わらない、手作業の部分がなくなったことで、ダブルチェックが省略化されてより正確な財務の指標ができました。

ANDPADで発注したものが請求データになるので、間違いが起こりづらいですからね。 生産管理については、会社全体にシステムを入れようとすると非常に骨が折れると思うのですが、コツはありますか。

田窪氏: 新しいことを導入するのに抵抗感がある県民性ではあるのですが、できるだけ早めに告知をして、時間をかけながら始めていきました。従来のやり方と並走させて、軌道に乗ったところで従来のものから完全に切り替えました。もちろんストレスはあったとは思いますが、新しいことを導入する時に、今までの自分たちの仕事の棚卸しや見直しをする機会にもなったので、そういう意味でも良かったと思います。
あとは、素直にANDPADを使うことも大事だなと思っていて、素直に新しいやり方を受け入れてやってみたら、結果的には意外とストレスがなかったですね。

田村: 私も導入時にかかわらせていただきましたが、各職務の方々とお話しして、ご納得いただく場をご用意させていただいたのを覚えています。

では、運用が定着した後、着工の平準化に取り組まれたと伺っています。元々はどのように管理されていたのでしょうか。

田窪氏: 今までは着工前の予定がズレることによって着工時期がどんどん後ろ倒しになり、どうしても期末に溜まってしまい、年度末に強引に引渡しをするということが起きていました。決算上の売上としては出ているものの、常に期末に引渡しが集中してしまうことで、期初の売上げがほぼゼロで、残りの期間でどう取り返していくかという悪循環になっていたので、いろいろなところに無理が生じてみんなが苦労していました。

ANDPADを活用してからはなるべく工期がズレないように意識しています。外的要因によってどうしてもズレてしまうことは仕方がないですが、早いうちにその可能性があるものを把握するということが大事。逆に順調に進む案件は前倒しすることで平準化していきました。時には、無理に年度内に前倒しをしないという判断もします。会社としての財務状況を把握できていれば、無理に年度内に入れなくても問題ないですからね。
着工が平準化することで月々の支払いと売上のバランスが取れてくるので、月次の黒字化が実現し、累積で黒字が積み上がっていく状態になったと思います。

田村: ありがとうございます。ANDPADの導入によって4つのクラウド一元化を実現していただき、実際にクラウド化の利点をご実感していただいていたところだと思います。

ここでいくつかお伺いしたいことがあるのですが、まず、ANDPAD導入によって会社の組織や文化にどういった変化がありましたか。

田窪氏: 若い人たちにとってみると、今の状態の方が働きやすい環境になったと思いますね。会社が長く存続するためには、やっぱり若い人たちが働きやすい環境というのはすごく大事かなとは思います。

志賀氏: 図面や資料の格納先が統一されたので、事務所にいる時ANDPADを開いている状態が当たり前になりました。現場監督は工事前から案件に入るようになったので、工事前からの携わり方や意識というものが根付いてきたと思います。

本セッションでご案内した新サービスのご案内

コラボハウス様がご活用されております、「ANDPAD引合粗利」について
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会社名:株式会社コラボハウス
HP:https://collabohouse.info/
代表者:志賀 翔吾
会社設立日:平成20年6月2日
所在地:〒790-0916 愛媛県松山市束本1丁目6-10 2F

インタビュアー:株式会社アンドパッド カスタマーサクセス部 マネージャー 田村浩哉
ライター:金井さとこ
編集:平賀豊麻