〜後編〜 ANDPAD AWARD 2021ユーザー賞インタビュー / ANDPADリーダーユーザーに会いに行ってみた! /「ビルディング 総合賞 社内ユーザー部門」全国第1位 編

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青柳 元氏
株式会社ヴィガーサービス代表取締役。収益不動産専門の不動産会社で仲介業の賃貸管理業務に従事。9年間勤めた後独立し、2016年株式会社ヴィガーコーポレーションを設立。原状回復や入居者様の修繕工事に特化したリフォーム会社として、2017年株式会社ヴィガーサービスを設立して二本柱の体制を構築し、現在に至る。

有里 風香氏
母親が株式会社ヴィガーコーポレーションに勤務していることをきっかけに、大学時代にアルバイトとして勤務。代表の青柳さんからの熱烈なオファーにより、大学卒業後、2021年新卒入社。不動産管理物件の原状回復工事の業務における工事の進捗管理や工程表作成、資料などの情報共有を担当。ANDPAD導入にあたり、運用ルールの構築を行なった。



本企画では、「ANDPAD AWARD 2021」の各部門の受賞者に会いに行き、仕事へのこだわりやANDPAD活用術などを教えていただきます。今回は、「ビルディング 総合賞 社内ユーザー部門」全国1位受賞された、株式会社ヴィガーサービス 有里風香さんのインタビューを前後編でご紹介いたします。

同社は、収益不動産業を担うヴィガーコーポレーションのグループ会社として2017年に設立され、収益不動産に特化したリフォーム事業を全国各地で展開されています。今回のインタビューには、創業者である代表取締役・青柳 元さんにもご同席いただきました。後編では、ANDPAD導入後の業務の変化、有里さんの仕事のこだわりや具体的にANDPADをどのようにご活用しながら業務効率化を図っていらっしゃるのかについて教えていただきました。

ANDPAD導入後の変化について

――ANDPAD導入後、業務におけるポジティブな変化を感じていらっしゃるところがあれば教えてください。

有里さん: ANDPADでは工事種類別にフォルダを予め用意しておけば、業者さん自身で写真をフォルダに分けて上げていただけるのがいいですね。弊社では施工前、施工後のフォルダを用意しており、そちらに業者さんがご自身でアップしてくれるようになりました。そのおかげで、写真整理の業務がだいぶ楽になりました。また、以前は工事予定をメッセンジャーアプリで連絡していたので連絡業務が複雑でしたが、今はANDPADの工程表で予定が共有されているので着工前のやりとりも最小限になり、前日に業者さんに案件チャットで連絡するだけなので、連絡漏れやミス、負荷も減りました。物件情報は社内で共有されているので、問い合わせがあった時に担当者が不在でも、ANDPADにある情報を確認して伝えられるので迅速な対応も可能になりました。

対社内においては、以前は上司から依頼を受けて見積書をフォルダから探してメッセンジャーアプリで送っていたのですが、ANDPADを使うようになってからは写真や見積書をANDPADから見てもらえるようになり、業務的にもラクになりましたね。

有里 風香氏 株式会社ヴィガーサービス

――社外ユーザーから報告や写真が多く上がっていらっしゃる印象を受けますが、この状況に至るまでに取り組まれたことはございますか。

青柳さん: 施工後の写真を撮影する必要があるのですが、以前はデジタルが苦手な業者さんの代わりに弊社の社員が現地に出向いて写真を撮影したり、クリーニング業者さんに撮影をお願いしたりすることもありました。社員やクリーニング業者さんが撮影できない場合は大家さんに写真を送らないで済ませてしまっていたことも。これまでの弊社に対する信用でどうにか成り立っていたものの、大家さんのことを考えればあまり綺麗な仕事の仕方ではありませんでした。

ANDPADを導入し、その機会に職人さんに使い方をレクチャーしてからは、きちんと写真を撮ってくれるようになり、大家さんにも施工後の写真を共有できるようになりました。今までは写真を大家さんに共有できていたのは4割程度でしたが、現在は8〜9割と、サービス向上にも繋げられています。

――有里さんが現状の利用状況に点数をつけるとしたら何点でしょうか。またその理由も教えてください。

有里さん: 90点です。残りの10点は、弊社の運用面で工程表の区分が作業上少し手間になっているところですね。弊社は工程表の区分を見積もり通りに作成しているので、大工程は和室、洋室、キッチンといった部屋ごとに設定していて、そこにクロス張り替えなどの各項目を小工程として紐づけています。一つの工程=部屋に関わる業者さんが3〜4社ある場合はいちいち大工程を開いてから小工程に各業者さんを紐付けていて、大工程、小工程それぞれの項目数が多く作業的な手間が増えています。この運用については、青柳ともかなり意見がぶつかりました(笑)。工程表が検収の役割を兼ねるということと抜け漏れを無くすことを優先して、現状の運用にしています。見積書通りに作成することで、ヴィガーコーポレーションの賃貸管理部門の人間も誰が工事を担当しているかが分かりますし、仲介のご案内時にも見積書を見ればどの工事が終わっているかを確認することができます。それから、抜け漏れを無くすという点では、見積書通りに工程表をつくることでチェックリストとしての役割をもたせています大きい工事になればなるほどコンセントカバー交換など細かい工事が抜けてしまうことも。工事だけでなく管理もやっているので、そういった小さな作業ミスが結局は自分達の首を絞めることになってしまいますからね。

青柳さん: 新入社員の有里が私にしっかりと意見を言える関係性であることもそうですが、和気あいあいとした社風も弊社の強みですね。

弊社には「やることはやること」、「気遣いができること」、「足の引っ張り合いをしないこと」という3つの約束があります。とても初歩的ではありますが、この3つはとても大事だと思っていて、やることをしっかりやっていれば何も言わないですし、結果が出ていれば自由奔放でいいと思っています。そういった立場関係なくやっていくことで会社がどんどん円満にいくと思うんですよね。問題は大きくなる前にどんどん処理していった方がいい。だから、新入社員であってもパートであっても、代表に何でも意見を言える風土ができています。私もパートさんともぶつかることもありますし、逆にその意見が正しければ採用しています。オープンな関係性なので、飲み会ではいつも私が一番下の立場ですね(笑)。

青柳 元氏 株式会社ヴィガーサービス代表取締役

業務におけるANDPADの活用について

――では、有里さんのお仕事をより深掘りさせていただきたいと思います。まずは、有里さんの業務内容について教えてください。

有里さん: 見積り・請求業務、写真管理、業者さんとのやりとりなど現状回復に関わる業務は全て担当しています。弊社が担当する原状回復の案件は年間500〜600件で、月40〜50件程です。工期は工事によってバラバラで、1〜45日間と幅広いです。工事の予定がヴィガーコーポレーションの賃貸管理部門から1〜2週間に一度不定期に送られてくるのですが、その時々によって物件のボリュームは変わります。

業者さんへの見積書と請求書の作成は基本的には私が全て担当しているのですが、2ヶ月前くらいに賃貸ソフトに切り替えたことで社員全員が扱えるようになり、私が不在の時でも作成していただけるので、属人性がなくなり運用しやすくなりました。

――有里さんの普段の一日のお仕事の流れを教えてください。また、ANDPADをいつ、どのような目的で、1日の業務の中で使っていらっしゃるかについても教えていただけますでしょうか。

有里さん: 朝出社したらすぐにANDPADのチャットを開いて、前日に業者さんから完工報告として送られてくる日報を確認します。その内容をヴィガーコーポレーション含めて関係者全員に情報共有するためにTrelloに転記した上で、ANNDPADの工程表で該当する工程について「状態」を「作業完了」にしています。所要時間は大体5〜10分程度ですね。その後、ヴィガーコーポレーションの賃貸管理部門から今後の工事の予定が来た場合はANDPADの工程表に各工事工程の日付を入力し、業者さんを工程に紐付け、案件の[施工に関する注意点]に駐車場配置図とキーボックス位置情報などを入力します。工程表は見積書の内容を基に事前に作成してあるので、打ち込む時間は1物件あたり5分程度で、工程の長いものから順に入力していきます。

――その作業で1物件あたり5分というのはかなり早いんじゃないかなと思うのですが、何か秘訣があるのでしょうか。

有里さん: 元々、子どもの頃タイピングのゲームが好きで、打ち込み作業には慣れているので、工程表作成業務は全く苦ではありません。集中して黙々と作業をしていますね(笑)。

それから、夕方くらいに賃貸管理の情報を見て退去日の更新が確認できたら、TrelloとANDPADで案件を作成します。1日4〜5件ほど対応しています。毎日退勤前には、必ず翌日のTO DOリストを裏紙でつくったメモ用紙に書き出しています。残ったタスクを棚卸ししておくことで、翌日すぐに作業に取り掛かれます。



――有里さんは半年で工程表約2,000件されていて相当な数だと思うのですが、職人さんとのコミュニケーションを取る上で大事にしていることは何でしょうか。

有里さん: ANDPADに必要な情報が集約できているのであまり直接会話する機会はないのですが、だからこそ協力業者さんから日報が送られてくるのに対して「ありがとうございます」と返すことは大切にしています。近隣の協力業者さんには上司が出向いてフォローしてくれているところもあるので、遠方の協力業者さんに対してANDPADのチャットでこまめにコミュニケーションを取っています。日報が届いていない場合や不明点があった場合には「終わってますか?」、「この不具合はどういう不具合ですか?」とチャットでリマインドをしています。

最後に

――最後に、お二方に一言ずつ頂戴したいと思います。まず、青柳さんが描かれている将来的なDXのイメージをお聞かせいただけますでしょうか。

青柳さん: ITの強みは、属人性をなくして即時対応できること。ANDPADに情報を入れていることで、案件について質問があった時にもすぐにチャットの情報を確認して回答できます。もっともっと社員全員が同じレベル感で仕事ができるような環境にしていきたいですね。

――ありがとうございます。では、同じく不動産管理の工事事務としてお仕事をされている方に向けて、ANDPADのリーダーユーザーである有里さんからメッセージをいただけると嬉しいです。

有里さん: 仕事を溜めないことが大事だと思いますね。溜めてしまうと一気に仕事量が増えるタイミングに対応しきれないので、毎日ルーティーンをつくって業務を分散しておけば残業もしなくて大丈夫ですから。例えば、請求書業務は月末に集中してしまうので、請求書を作成する方へ早めに依頼して、業務を分散させるように工夫しています。また、工程表を作成するにあたり、着工が決まったものを月単位でまとめて入力していたのですが、予定のズレも多かったので7日の週単位の短いスパンに変更しました。2週間先までの予定を入れて随時見直していくようにしています。こうした一つひとつの業務量を圧縮して最適な量と頻度のバランスに調整していく小さな積み重ねが、結果的に生産性向上に繋がると思います。

それから、上から言われた仕事をただやるだけではなく、下の立場であっても発信することも大事だと思います。実務者であるからこそ気づく課題もあるはずなので、それを上司や周りの人に声がけをして業務改善に繋げていってほしいです。

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デジタルに抵抗の少ない若手人材の積極的な取り組みと、その活躍の場をつくるために、オープンコミュニケーションで心理的安全性を担保しながら、どんどん権限を与えていく経営者。DX人材を社内で育成するために必要なエッセンスが凝縮されていたインタビューでした。

昨年の夏ごろから一緒にお取組みさせていただいており、すでにANDPADを使いこなしていただいている印象を受けていましたが、今回のインタビューを通じて、その背景にある仕事へのこだわりをひしひしと感じることができた素敵な時間でした。

また、先頭に立って推進にご協力いただいている有里様がまさか今年度の新入社員の方だとは思わず大変驚きました。今回の受賞に繋がったのも、ひとえに有里様を中心とする推進メンバーの皆様のお力添えと、意見を言い合えて成長につながるオープンな社風があったからこそだと感じております。

ANDPADというサービスを通じて、業務をより良く変革されているお二人のお話を聞きする中で、改めてお客様の事業成長に寄与できる喜びと責任の重大さを感じるきっかけとなりました。

これからもよりご満足いただけるように、精一杯ご支援させていただければと思います。

株式会社ヴィガーサービス
https://www.vigor-corp.co.jp/vigor-service
〒274-0065
千葉県船橋市高根台7-11-10
代表取締役:青柳 元
設立:2017年

取材・編集:平賀豊麻
編集・デザイン:原澤香織
ライター:金井さとこ
デザイン:安里和幸
カスタマーサクセス: 伊藤勇汰