〜後編〜ANDPAD AWARD 2021 受賞ユーザーインタビュー / ANDPADリーダーユーザーに会いに行ってみた! 「リフォーム総合賞 社内ユーザー部門」全国第1位 編

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齋藤舜氏
株式会社ミタカ工房 施工事業部 工務長。大学卒業後、新卒第一期生として同社に入社。3年半営業として従事した後、現在の部署に異動。現場管理担当として、50万円以上の案件を担当している。



本企画では、「ANDPAD AWARD 2021」の各部門の受賞者に会いに行き、仕事へのこだわりやANDPAD活用術などを教えていただきます。今回は、「リフォーム総合賞 社内ユーザー部門」で見事1位を受賞された、株式会社ミタカ工房 施工事業部 工務長 齋藤舜さんのインタビューをご紹介いたします。

同社は、群馬県前橋市を拠点に創業43年を誇るリフォーム会社として、水まわりからフルリノベーションまで幅広いリフォームを手掛け、地域の方々の暮らしをサポートし続けていらっしゃいます。ANDPADは2018年よりご導入いただき、現在は工程表による現場管理と引合粗利管理をご活用いただき、業務最適化を実現されています。前編では齋藤さんの仕事のこだわりやANDPAD浸透の秘訣を伺いました。後編では、ANDPADの引合粗利管理と施工管理を活用したコミュニケーション体制の構築について伺います。

営業段階で工程表を作成して受注をサポート

――関東圏におけるリフォームは見積もりのスピードや、サービスとしての見積もり対応力が求められると思いますが、受注につなげるために貴社はどのような工夫をされているのでしょうか。

齋藤さん: 当社は、営業が現調でお客様のご自宅に伺う前に、ショールームで来客対応を行うアドバイザーがお客様ご来店時にヒアリングを行った内容を基に予め見積もりを作成しています。実際にお伺いして調査した時に、自分が作った見積もりの内容で進められそうであれば、その場でお客様にご提出しています。

以前は、ご来店時にお客様には簡易的な来店カードにご記入いただいていましたが、ヒアリングシートをブラッシュアップしていくことで、営業の現調段階で出す見積もりの精度も高まり、より来店から契約までのリードタイムを短縮できるように。アドバイザーは営業のGoogleカレンダー上のスケジュール調整の権限があるので、お客様と日程調整を行い、現調アポを確保することができるので、スピード感ある対応に繋がっています。

齋藤舜氏 株式会社ミタカ工房 施工事業部 工務長

――それは凄いですね! 貴社はANDPADの工程表を営業段階の顧客提案にも活かされていらっしゃるとも伺いました。このようなアクションは、貴社ではANDPAD導入以前から当たり前に行われていたことなのでしょうか。

齋藤さん: 別のデジタルツールを利用している時は、事前に工程表を組んだりはしていませんでした。営業が契約を取ってきて現場監督に引き継いだ時にはじめて工程を組み始めていたので、契約いただいてから工程表を組むまでに1週間くらいかかってしまうこともありました。

現在では、ANDPADの引合粗利に契約前のお客様への営業の対応状況などの情報が上がっているため、監督がより上流に染み出したアクションを取ることができています。

具体的には、当社では営業の業績管理として「受注間近>Aヨミ>Bヨミ>Cヨミ」とステータスを管理していますが、Bヨミ以上の案件については工程表の作成を行っています。

仮工程といえども職人の確保をして、お見積り提出段階でよりリアルな工期情報をお客様にお渡しするようにしています。職人の手配も踏まえた日程ということもあり、お客様がご契約時期を決める際の根拠としても役立つことで、結果として提案の内容や品質も高まっています。

営業への貢献だけでなく、商談時点で職人の稼働を押さえさせていただくことで、地域の他の企業に比べて先々の日程のお仕事を職人さんにお約束することができるようになっておりまして、継続して安定したお取引によってご安心いただける仕組みを構築できています。

運用としては、契約前段階で仮工程の状態でも協力業者さんに向けて公開しています。ANDPADの横断工程表は仮工程のままだと表示がされないため、契約前の段階でも「工程を押さえた」という意味で確定にして仮工程を公開しますが、ミスコミュニケーションが発生しないように必ずチャットに「仮工程です。契約になったらまた連絡します」とメッセージを流すようにしています。そうすることで、「仮工程で日程確保しているのにスケジュール手配が社内で被ってしまう」というのを未然に防ぐことができます。おおよそ1ヶ月先の工事スケジュールは決まっている状態なのですが、職人が比較的少ない内装関係の工事は先々の工事であっても仮工程の段階で公開して人手を確保するようにしています。

また、流通業者さんも工程表に招待していて、搬入希望日時についても先回りして依頼しています。そうすることで、大工さんも搬入時間が分かりますし、自分以外の担当者が発注した場合でも予定を把握できます。時期によっては朝の配送が混み合うので、なるべく自分たちの希望時間に配送してもらえるようANDPADの工程表に時間指定をして事前に時間を伝えています。

――提案の付加価値を高める取組みに感服です。受注前に工程表を入力することでスケジュールが明確になるので、営業の受注率アップにも貢献されているのではないでしょうか。

齋藤さん: はい、ここ最近できるようになってきたことですね。検討中のお客様提案の後方支援として、こうした工程表の仮組みを行うことによって、受注率も以前に比べて高まっています。

以前は契約段階で工事日が決まっていなかったので、追ってご連絡していました。事前に工程を組むことによって、工期がズレたりすることも少なくなったと思います。営業も発注期限の目安もお客様にお伝えしやすくなったので、こちらから期限を決めることでお客様も決めやすくなったのではないでしょうか。

常に副社長がまとめてくれている営業ヨミを見ながら、先の工程を押さえたい案件の営業の受注状況を確認して、「工程表を組んだ方がいいですか?」と発信して、仮工程を組むようにしています。工事金額が高くなればなるほど自分たちの出番だと思うので、そういう案件を最優先にして、受注できるかどうか分からない案件はなるべく工程を組んであげて、営業の受注につながるようにサポートをしています。

ANDPAD運用における業務の変化について

――これぞリーダーユーザー、ANDPADを最もご利用なさっているユーザー様ならではのお話をお伺いできとても感動しています。ところで、ANDPADを導入後、齋藤さんがご担当されている業務の生産性は向上されましたか。ANDPAD運用における変化について教えてください。

齋藤さん: ANDPADの横断工程表がとても分かりやすくて、工事の被りがすぐに確認できるので一番活用しています。従来は職人さんの予定を一覧で見るという手段がなかったですからね。

――貴社ではANDPADの横断工程表とGoogleカレンダーを組み合わせてご活用いただいていると伺いました。横断工程表と、Googleカレンダーの使い分けについてぜひ齋藤さんがどのような観点で行っているのか教えてください。

齋藤さん: まず、横断工程表については、自分が担当している現場については、契約前、着工前、進行中のものを表示するようにしています。

工程を組むときのルールとして、赤が自社職人案件、青が協力業者案件と色分けを行っています。必ず毎日作業開始前にお客様とのコミュニケーションとして現場立会いをしていますが、赤の案件は自社職人が担当しているので立会いは不要で、青の案件は協力業者さんに担当していただいているので立会いの必要があり、同日に青の案件が被っていると立会いに複数名必要になるので、社内での調整が発生します。色分けを行うことで、パッと見てすぐに立会いの必要の有無を確認することができます。

ミタカ工房様の横断工程表。色分けを行うことで、立会いの必要有無についてすぐに確認が可能。黄色は、洗面台やお風呂など使用不可の期間や予備日などについてお客様にお伝えする事項がある場合に色分けしている

齋藤さん: また、社員の稼働を見るためにGoogleカレンダーは活用しています。社内ルールで、それぞれの予定にANDPADの該当案件のURLを必ず貼るようにしています。そうすることで、見積もりや共有事項などを確認しやすくしています。外部の協力業者様とのやりとりはANDPADで完結するのですが、社内ではあちこち確認しなければならないので、そんな時はANDPADの横断工程表を見ながら自分のキャパを確認して対応するように心掛けています。自社職人が大工と設備で2名ずつおり、多少工事が被っても分担することが可能なので、仮工程を組んだ段階で工事の被り具合を確認しながら日程調整を行っています。

編集部メモ: ANDPADとGoogleカレンダーの同期についてはANDPADガイドの41Pに記載がございます。
https://88oct.zendesk.com/hc/ja/articles/360046378412-%E7%A4%BE%E5%93%A1%E6%A7%98%E5%90%91%E3%81%91-%E6%93%8D%E4%BD%9C%E3%83%9E%E3%83%8B%E3%83%A5%E3%82%A2%E3%83%AB

――引合粗利もご活用いただき、実行予算の作成を関所として着工承認のフローを構築されていらっしゃると伺いました。こうしたワークフローを組んだことによって生じたメリットや仕事における体験の変化についてぜひ教えてください。

齋藤さん: 着工承認のフローを構築したのはANDPADの引合粗利を導入後しばらく経ってからだと思います。このフローでは実行予算を確定しないと着工できません。

品番がある商品の発注は営業工事や材料に関する発注は工事と担当分けを行い必ず実行予算から発注するようになったので、発注漏れも気づきやすくなったと思います。
少額の案件の場合は、営業が管理を兼務して一貫して担当するのでさらに漏れは少なくなっています。実行予算を確定した段階で、本来発注を担当する人でなくても、実行予算を見れば発注されているかどうかを確認できるようになりました。また、実行予算を組む段階で商品や材料も全部入力してあってそのまま発注するだけなので、発注する段階で考えたり確認したりする時間が少なくなったと思います。

工程表を組む時以外にも実行予算を組む段階でもう一度その工事を見直す機会ができたことで、工程を組んだ時からの変化に気づけるというのは一番大きなメリットだと思いますね。工程表と実行予算の二大関所となっています。

――では最後に、同じくリフォーム会社にて現場監督のお仕事をされている方に向けて齋藤さんからメッセージをいただけると嬉しいです。

 

齋藤さん: 業界的に、お客様の予定に合わせていくので自分のプライベートの調整ができないこともありますが、ANDPADでの運用に慣れてくれば工事の調整などもしやすくなるので、まずは慣れることが大事です。自分の中での経験値が蓄積されていくことで、一から見積もりを作成するのではなく、ANDPAD内にある過去の事例から見積もりを作成できるようになったり、ANDPADに蓄積されたデータで大幅な業務改善ができると思います。自分自身とともにシステム側に蓄積されていく共有できる経験値を増やしていくのが大事なんじゃないかなと思います。



齋藤様、AWARDの受賞、おめでとうございます!
ミタカ工房様は4年近く前、私がANDPADに入ってまもない頃にANDPAD導入の担当をさせていただき「引合・粗利管理」「施工管理」ともにフル活用いただいている企業様です。そういった意味では、今回の受賞にあたっても、驚きより、やっぱりか!という印象が強いかもしれません。
 ANDPAD導入後、ANDPADを軸にどのように業務を進めるか、ということに、いち早く・真剣に向き合っていただいた会社様で、とにかく「ANDPADを使い倒す」パワーが強い、しかもそれが全員に根付いている、そんな文化をお持ち頂いている、と感じております。そんな文化を支える根幹に「なぜこの業務・ルールが重要なのか」をしっかりと皆で共有されていることがあるのだと感じております。

業務フローの考え方、工程表をどのように利用するか、など、担当の私のみならず開発メンバーも幾度とお話をお伺いしてきており、ANDPADの成長にも大きく力添えをいただいております。業界出身ではない私が、リフォーム業における業務・経営について理解を深めることができたのも、ミタカ工房様とANDPADの活用についての議論の場に立たせていただいたからだと強く感じております。

今後もご期待に沿えるように、ANDPADも成長していきたいと気を引き締める次第で、これまで同様、厳しく叱咤激励の声をいただければ幸いです。引き続き、よろしくお願いいたします。

株式会社ミタカ工房

https://www.r-mitaka.com

〒371-0007

群馬県前橋市上泉町1163−2

代表取締役:北屋敷 司

設立:1998年6月

取材・編集:平賀豊麻
編集・デザイン:原澤香織
ライター:金井さとこ
デザイン:安里和幸
顧客担当:矢野利行