オフィス内装工事のプロ集団が取り組んだ、生産性向上のためのデジタル活用 / 〜後編〜ANDPADを着実に浸透させた活用方法に迫る

  • 内装ディスプレイ
  • ANDPAD
  • 横断工程表
  • 専門工事
  • 運用浸透
  • 働き方の改革

澤口 貴一氏
株式会社エス・ビルド 代表取締役
新卒でシステムインテグレーター企業のグループ会社に入社し、オフィス移転の誘致営業として従事。その後不動産コンサルタント会社に転職。翌年、転職先企業の倒産を機に独立。現在に至る。

金田 寛之氏
株式会社エス・ビルド 東京支社長 現場管理部 統括 次長
総合建設会社での現場監督を経て、2010年9月同社に中途入社。大阪本社で現場管理を担当。現場管理の統括を経て、2022年4月より現職。

鳥内 美沙氏
株式会社エス・ビルド 東京支社 営業部 営業三課アシスタント 主任
販売業を経て、元々興味があった内装業界の事務職を希望し、2017年7月同社に中途入社。現在6年目。営業アシスタントとして活躍。



オフィス内装工事のプロ集団として数々のオフィス空間を生み出す株式会社エス・ビルド。直接取引・直接施工による低価格で快適なオフィス環境を提案している。業界全体で人手不足が深刻な問題となっているなか、同社は現場管理をはじめとした社員の働き方改革にも積極的に取り組んでいる。

同社は会社の成長とともに生産性向上のためにデジタル化にも取り組み、2017年にANDPADを導入。工程管理及び案件管理の効率化を図っている。そこで、今回は同社の代表取締役である澤口貴一さん、東京支社長 現場管理部 統括 次長 金田寛之さん、営業部 営業三課アシスタント 主任 鳥内 美沙さんにインタビューを実施。前編では、同社設立の経緯と会社としての強み、成長を続けるなかで取り組んできた働きやすい環境づくりについて紹介した。後編ではANDPADのスムーズな社内浸透に向けたマニュアル作成と運用方法について、ANDPADでの情報一元管理による効果について伺った。

工程管理と案件管理の一元化のためにANDPADを導入

営業アシスタントの配置による営業担当の業務効率化や、物流システムの構築による「みなし早出」の削減など、社員の働きやすい環境づくりに取り組んできた同社。売上が伸びると抱える案件も膨れ上がり、工程管理や案件管理においても効率化は課題となっていた。

金田さん: 内装工事は、受注してから工事まで2週間ほどとスパンが短く、かつ案件も多い。私も入社当時はそのスピード感に驚いたほどです。現場管理担当は、同時並行で一人あたり2〜3件を担当しています。私自身マネジメントとして一旦現場から離れて全体を見るようになった頃は、それぞれの現場管理担当の動きが見えず、どう案件を振り分けたらいいか分からない状況でした。工程表はExcelで作成していて、案件が決まった時に営業担当が入力。東京と大阪の営業所ごとに分けて1シート1ヶ月分で全案件が見られるように管理していました。Excelは案件ごとに色分けができて分かりやすいのですが、複数人で一斉に編集ができないので組織規模が拡大していくにつれて不便さを感じていました。

一時期は別の施工管理ツールを導入したこともありましたがうまくいかず、結局Excel運用に戻ることへ。そんな中、デジタルに詳しい者がANDPADを見つけてくれました。現場管理面では工程の一元管理ができて、営業面では案件の一元管理ができると、双方にとってANDPADはメリットが大きかったので、まずは導入してみることに。もともと工程表は営業担当が入力していましたが、ある程度の型が決まっているので、入力を営業アシスタントに担当してもらいたいという意図もありました。そうしたオペレーションの観点からも、組織全体で同じ情報にアクセスし、同時編集、同時閲覧できるANDPADの利便性のほうが従来のExcelよりも大きかった。まずは当時私が在籍していた大阪からANDPADに工程表を一本化しました。一気にANDPADに切り替えて使わざるを得ない状況にすることで、大阪ではANDPAD運用が定着しています。

株式会社エス・ビルド 東京支社長 現場管理部 統括 次長 金田 寛之氏

ANDPADのスムーズな運用浸透に向けてマニュアルを作成

こうして、大阪本社ではExcelからANDPADへと工程表の運用変更を行い、スムーズな浸透を図ることに成功した。その背景にはどのような取り組みがあったのだろうか。

金田さん: 初期段階ではある程度使い方を決めないと定着しないと思い、まず自分が現場管理担当としてANDPADをどう使うかを考えました。特に1〜2ヶ月と工期の長い現場の場合などは、複数名で交代し休みを取りながら現場管理をしています。そのため、複数の現場管理担当同士で案件の情報がしっかりと共有できるかという観点を大事にして運用ルールを決めました。案件の状況が日々変化して情報がどんどん更新されていくので、最新情報がタイムリーにANDPADに入っているスピード感が大事だと。以前も最新情報の共有漏れによってミスが発生することもありましたが、ANDPADで情報が一元管理されていれば、それを見るだけできちんと情報が伝わるので、その課題は解消されると考えました。

金田さんが主導となり、ANDPADでの運用ルールを明示化したマニュアルを作成。ANDPAD上での案件作成と工程表入力は営業アシスタントが行い、現場管理担当が案件の担当者情報を入力する運用に。誰がどのタイミングで何をやるかを記載し、誰でも同じように運用できる画一的なオペレーションになるよう仕組みを整えた。

今まではExcel上で工程管理とあわせて社員の稼働管理も行っていたが、ANDPADを利用するようになって管理方法を変更した。「稼働管理はGoogleワークスペースで」「工程管理はANDPADで」というように役割を分けたのだ。社内で使用している原価管理のシステムと物件名を揃え、社外秘の資料はGoogleドライブに保存。案件登録のFAQとして補足事項をまとめるなど、きめ細やかな運用ルールを構築した。

金田さん: 大阪本社では、ANDPADの工程表を活用するようになってから、横断工程表で全ての案件を確認することができるようになりました。色分けも各課ごとにできるので、入力さえすれば各課への工事の振り分けが可能に。一方で、東京支社ではANDPAD工程表の定着度合いが大阪本社に比べると低い。大阪で推進していった時と同じ熱量でできていなかったのが要因かもしれません。そのため、大阪本社のマニュアルをベースにしながら東京分のマニュアルを作成しているところです。

社内外の工事管理担当の情報共有を、ANDPAD報告機能に一本化

ANDPAD導入から2〜3年が経過し、社内運用の定着も見えてきたため、同社は次なるフェーズとして協力会社のANDPAD利用推進を見据えていた。同社では、現場運営や工程進捗確認などの業務を同社から外部に一部委託しており(そのような委託先を同社では「外注管理」と呼んでいる)、まずは協力会社のなかでも「外注管理」に関わるメンバーをANDPAD上に招待した。社内外でのコミュニケーションをANDPAD上に一本化するにあたり、毎日ANDPADの報告機能を使って情報を共有することをルール化した。

金田さん: 今までは社内のみでANDPADを使っていましたが、これから外注管理の方々ともANDPAD上でやり取りが行われるようになる。それに際して、関係者が増えることで情報共有が複雑化することが予想できました。社内外の工事管理担当でいろいろな報告の仕方が混在してしまうと、統括する立場の人間が正確に情報を把握できなくなるので、共有すべき情報は全てANDPADに入れておくのが良いのでは、と考えました。そこで、ANDPADの報告機能を活用することをルール化したのです。

以前は外注管理と元請企業様とのやり取りは口頭ベースだったため、打ち合わせ内容や現場状況などが残っておらず、「言った」「言わない」というトラブルも起こっていました。外注管理側も報告という形で証跡を残せる仕組みを求めていたと思います。例えば、現場に入ったときに壁に傷が付いていたら写真と一緒に報告してもらえば、責任の所在がはっきりしますからね。毎日の報告でこうした内容を報告してもらうと何か起きた時に探すのに時間がかかるため、「打ち合わせ記録」という報告テンプレートをつくり、元請企業様との打ち合わせ内容などを残しています。

外注管理は非常に協力的で必ず報告を書いてくれていて、改善点を指摘すればきちんと直してくれますね。メリットを感じてくれている分、社員よりも外注管理の方がしっかり対応してくれているほどです。

ANDPADでの情報一元管理によって、スムーズな段取りが可能に

ANDPADを導入して情報の一元管理ができるようになったことで、工事の段取りがスムーズかつ効率的に進められるようになり、売上の伸びにも繋がっているという。

金田さん: 営業が受注して案件が決まると、現場管理担当が職人や材料の手配など工事の段取りをします。案件が決まってから2週間後に着工、といったスピード感のものが多いのですが、以前はカツカツのスケジュールで動くことが常態化していました。現場管理の担当者が決まった段階で営業担当が持っている情報を共有する必要があるのですが、打ち合わせの日程が合わないと、その分現場管担当が段取りをする時間が削られてしまいます。ANDPAD導入以前は、案件と現場管理担当者が決まっても段取り開始まで時間がかかることによる機会損失もありました。

ANDPADで一元管理するようになってからは、段取りのスピードが上がりましたね。ANDPADに案件情報と現場管理の担当者が入っていれば、営業担当との打ち合わせ前までに現場管理担当がある程度段取りを組んでおけるので、段取りも、その後の営業担当との打ち合わせもスムーズに進められるようになりました。

営業担当としてもANDPADで全体の状況が見えることでスケジュール調整がしやすくなり、先々の現場管理担当の空き状況や受注残も可視化されたことで、1ヶ月先の案件も受注できる体制になったと思います。現場管理側もしっかりと工事までの準備期間が設けられることで段取りがしやすくなり、好循環が生まれています。

鳥内さん: 以前はANDPADと社内の共有フォルダの両方に資料を保存する、ということもしていましたが、ルールが整備されるなかで、そういった二重管理・重複作業というものは少しずつ減っていっています。原価管理に利用している別のシステムとANDPADとで二重入力になってしまっている部分が現状ではあるので、今後はそれについても改善できると、より生産性が上がるのではないでしょうか。

株式会社エス・ビルド 東京支社 営業部 営業三課アシスタント 主任 鳥内 美沙氏

「内装の模範企業」という枠組みを超えたリブランディングにも注力

社内外でのANDPAD運用が浸透してきた同社。今後は、デジタルを活用して協力会社も含めた全体での情報共有を目指しているという。

金田さん: ANDPADは情報共有の課題が改善できるツールだと思っています。協力会社さんに共有すべき情報か、社内共有にとどめるべき情報か、といった仕分けは必要になりますが、営業担当がANDPAD上の案件に資料を入れたら各協力会社さんにまで情報が伝わる、という世界観が理想ですね。

そして、同社は2022年9月にグループ会社であった建築業界向けの積算ソフト「建築の電卓」の開発・販売を行うシステム会社を統合。従来掲げていた「内装の模範企業」という枠組みを超えた事業体へと変わりつつある。それに伴い、今後はリブランディングにも注力していくという。

澤口さん: いよいよ内装会社ではなくなるので、新たにビジョンを掲げました。それが「私たちは、変化と挑戦を楽しみ、ものづくりを通して、”唯一無二”の価値を提供します」というもの。デジタルを活用して生産性を高めながら社員が働きやすい環境づくりをしていけたら。そして、今後も確かな施工実績による安心感で選ばれる、信頼とブランド力を強化していきたいですね。

株式会社エス・ビルド 代表取締役 澤口 貴一氏

「適正品質」と「適正価格」を強みに、無駄のない合理的なオフィス提供によって独自のポジションを確立してきた同社。会社として成長を続けていくために社員が働きやすい環境づくりにも精力的に取り組み、物流システムの構築やANDPAD導入などデジタルツールを活用した業務効率化を図ってきた。ANDPADでの工程管理によって現場管理担当の段取り力が上がり、営業の早期受注にも繋がっている。

このように、生産性を高めることで着実に売上を伸ばしている同社。今後さらなるブランド力を構築し、内装会社という枠組みを超えた進化に注目していきたい。

(写真左から)株式会社アンドパッド SaaS戦略本部 カスタマーサクセス部 吉田 拓矢 、澤口氏、金田氏、鳥内氏、株式会社アンドパッド SaaS戦略本部 カスタマーサクセス部 赤井 茉衣



澤口様、金田様、鳥内様、この度は貴重なお話をありがとうございました。

東京支社におけるマニュアル策定から携わらせて頂くなかで、金田様をはじめとしたみなさまの推進力の高さには非常に感銘を受けておりました。

そのようなお取り組みをこの度は取材させていただき、エス・ビルド様のことをより深く知る契機となりましたことを非常に嬉しく思います。

これからもみなさまの事業に一層寄与できるようご支援できましたら光栄に存じます。今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。



担当させていただいた当初、何年も前からご自身でANDPADの運用ルールを構築して推進されていたのはもちろんのこと、初回お打ち合わせ前に社内の満足度・改善要望アンケートを集計して共有してくださった金田様の社内推進力の高さに大変驚かされたことを、今でも鮮明に覚えております。

活用の打ち合わせを進める中でも、皆様のお話をお伺いする中で私の方が活用方法を勉強させていただくことも多く、その節は大変お世話になりました。

担当させていただく中で、現場管理の方々のご活用も始まり、より皆様に便利にANDPADをご活用いただくようなご支援ができたことを非常に嬉しく思います。今後もより一層皆様の業務に寄り添えればと考えておりますので、引き続きANDPADをよろしくお願いいたします。

株式会社エス・ビルド
https://s-build.jp
〒541-0045
大阪市中央区道修町1-5-18 朝日生命道修町ビル1F
代表取締役:澤口 貴一
創業:2003年8月

取材・編集:平賀豊麻
編集・デザイン:原澤香織
編集:深町拓夫
ライター:金井さとこ
デザイン:森山人美、安里和幸
カスタマーサクセス:吉田 拓矢、赤井 茉衣