業界出身者が伝えたい!ANDPADのおすすめ機能 / ANDPADがあれば解決できたかも?当時の課題を振り返る -リフォーム編- / 〜vol.2〜 見積もり – 工事中の課題と解決策

  • 総合リフォーム・リノベーション
  • ANDPAD引合粗利管理
  • まとめ
  • 業界出身者のおすすめ

貫 翔太
株式会社アンドパッド 第一事業本部 第二部 部長
リフォーム会社、営業職出身

川鍋 颯
株式会社アンドパッド SaaS戦略本部 カスタマーサクセス部
リフォーム会社、営業・現場監督出身

川床 爽大
株式会社アンドパッド SaaS戦略本部 カスタマーサクセス部
水まわり住宅総合機器メーカー、技術営業出身

柳川 雄太
株式会社アンドパッド 第一事業本部 第二部
水まわり住宅総合機器メーカー、住宅設備商材の営業職出身

「その業界の出身者だからこそ身に染みて感じる課題や、解決方法について語れることがあるかもしれない」。そんな想いのもとスタートした本連載「業界出身者が伝えたい!ANDPADのおすすめ機能」。
今回は第一弾として、リフォーム業界出身の4名を集めて座談会を実施!自分たちの体験談を振り返りながら、ANDPADを活用した業務改善方法について話し合いました。すぐに業務に取り入れられて、日々の業務で抱えている課題を解決に導くアイデアを、ぜひお役立てください!

〜vol.1〜 営業 - 見積もり までの課題と解決策

〜vol.2〜 見積もり - 工事中の課題と解決策本記事)

〜vol.3〜 引き渡し - アフター対応、その他業務の課題と解決策

過去の類似案件を上手に型化して、見積もり提出スピードをUP!

川鍋

新築に比べて型化が難しいという点では、見積もりも同様です。現場によって全く状況が異なるため、見積もりを一から作成することも多いですが、その一方で見積もり提出はスピードがとても重要でもあります。

 

当時は自分が担当していた類似案件の見積りのExcelデータを引っ張ってきて、そこから調整するというアナログなやり方をしていました。複数回訂正しているうちに項目の編集ができていないものと混ざって不備が起きてしまうことも。契約段階で気づかないまま修正できずに、低粗利になってしまったケースもありました。

ANDPADの引合粗利管理を利用して見積作成をしている場合には、類似案件を調べて過去の見積もりを確認できます。それをコピーして作成すれば、見積もりの型をあらかじめ用意しておかなくても、過去の見積もりを「型」のように活用することが可能です。

 

「水回り3点改修工事」などの、あらかじめ内容が決まっていて型化か可能なパック工事については、ANDPAD引合粗利管理の見積りテンプレートを活用できます。必要な情報を呼び出してそこから編集できるので効率的ですよね。

 

さらに、見積もりの承認機能を使うことで事前にミスを検知しやすくなります。大幅な粗利低下を防ぐことにも繋がり、さらに安心ですね。

川鍋

リフォーム会社であれば複数メーカーを取り扱うことが多いと思います。私自身、当時はメーカーによって仕入れの掛け率が異なり、把握しきれずその都度商社さんに問い合わせていました。商社さんからメーカーに確認を取る時間もかかるので、見積もり提出が遅くなっていました。

川床

メーカーは定期的に掛け率を変更するのですが、複数のメーカーが様々な変更を行うため「全メーカーの掛け率を正しく把握するなんて、リフォーム会社さんは大変だろうな…」と当時も思っていました。

 

この点で言えば、ANDPAD引合粗利管理の見積りから商品マスターが登録できる機能が便利に使えると思います。各メーカーの掛け率などの情報を登録しておき、掛け率の変更連絡がメーカーからあれば、事務担当の方などが商品マスターの掛け率情報を変更するだけ。商品マスターを活用すれば見積作成も素早くできて便利です。

川鍋

どの場合も、これまでの工事の履歴や見積もりデータがしっかり蓄積されていることが重要ですね。

 

過去の経験を思い返すと、水漏れや給湯器故障などの急ぎの工事などは発注書を切らずに職人さんへ電話で発注してしまい、あとから請求金額を見てびっくり!金額交渉をしなければならず、信頼関係にヒビが入ることも……

 

ANDPADのように、手元の操作で簡単に履歴が残せるもので施工管理をしていくことで、一つ一つの工事のなかでもしっかりと職人さんと信頼関係を築けます。さらにその積み重ねが先々の業務の効率化を加速させる材料として活かされていくイメージですね。

現場情報の細やかな共有で、工事進行の遅延要因の芽を摘む

柳川

現調、見積もりときて、いよいよ着工。このタイミングでの協力会社さんへの情報共有は、やはり当時は電話やFAXで行っていましたか?

川鍋

そうですね。図面は変更が発生するたびにFAX、もしくは現場で手渡ししていました。現場で分からないことがあれば、逐一電話がかかってくるという状態でしたね。

 

現調写真などを事前に共有できていなかったことで、大工さんが乗り込み日に工事に必要な道具を持ってきておらず、工事の開始時間が大幅に遅れて工期がズレてしまったこともありました。

 

社内のスケジュール共有は事務所のホワイトボードで予定を記入していて、それを見ないと最新の状況が分からない状態でした。Googleカレンダーを活用しようとしたものの、更新が追いつかず断念しました。

ANDPADはまさに社外との情報共有を助けるツールですが、川鍋さんが当時の自分にアドバイスするとしたら、ANDPADのどんな使い方をおすすめしますか? 

川鍋

ANDPADで現調時の写真を、寄りと引き、両方ともしっかりと共有しておくことですね。現調時は寄りの写真を撮影しがちですが、全体の様子も撮っておくことで協力会社さんも作業イメージがつきやすい。その際に「この壁を解体」など、写真にメモを残したり、解体箇所の写真をフォルダにまとめておく、などすると便利です。

 

また、事前に現調写真をANDPADに入れておいて、チャットで「当日作業する箇所はこんな感じです」とお伝えしておけば、職人さんも必要な道具がイメージしやすい。事前に不足しそうなものなどについても確認できると思います。

川床

工事中に電気や水道の不通が生じる際には、お客さまの生活に支障が出てしまいます。そういったピンポイントで発生することについても工程の一つとして捉えて、あらかじめその予定を工程表にしておき、「お客さま工程表」としてお客さまに伝えている会社さんもいらっしゃいます。事前にお客さまにお伝えして合意を得ることでクレームにもなりにくくなりますし、協力会社はスムーズに工事を進められます。

 

ANDPAD上で工程表を組む際に、大工程として「お客さま工程」、小工程に「給水不通(解体)」や「解体後検査(立ち合い)」などと入れておくと効率的だと思います。

柳川

お客さまに工程をお伝えするという点でいくと、解体後検査に、メーカー担当者だけでなくお客さまに立ち会ってもらうことも重要ですよね。工事内容をお施主様に確認し、場合によっては追加工事内容も共有しておくとトラブル防止にも繋がります。

 

工程表にお客さま工程として追加する以外に、マイルストーンで管理してもいいかもしれませんね。

トラブルになりやすい「駐車場」「廃材置き場」などの情報は「施工に関する注意点」で事前共有

川鍋

当時、現場の駐車場の有無について共有が至らず、付近のコインパーキングの情報もなかったために協力会社さんが路上駐車してしまい、近隣の方からクレームを頂いたことがありました。駐車に関するトラブルは、お客さまの近隣への印象も悪くなってしまうリスクを孕んでいます。

川床

案件上で「施工に関する注意点」に情報をしっかり入れておくことで、協力会社さんからの問い合わせがグッと減りますよね。ANDPADは地図から駐車場情報が見られるので、電話やFAXで説明する必要がありません。

 

駐車場の位置も、現調に行った時に外観を引きで撮影して、その場でANDPADにアップして写真に駐車場の位置を書き込んでおけば、協力会社さんはそれを見るだけでOK。駐車可能台数やトイレの位置なども確実に伝えられます。

駐車場の場所とあわせて、リフォームならではなのが廃材を置く位置についての情報です。特にマンションは廃材を置ける場所がなく、現場の判断で共用部に仮置きするしかなくトラブルに発展することも。営業が事前に管理人さんと相談して決めた仮置きする場所にブルーシート敷いておき、そこの写真を撮ってANDPADで共有すると分かりやすいと思います。

協力会社同士の「報告」で、工程表を常に最新の状態に保つ

柳川

元請けさんから受け取っていた工程表通りのスケジュールで現場に行ったら、前工程が終わっておらず、作業を始めることができないというケースも、協力会社の立場でよく経験しましたね。工程表は共有してもらっていても、遅れなどについて反映されないこともありました。

川鍋

自身の経験を振り返っても、工程が遅れてしまう原因の多くは工程表の組み方にあったように思います。電気屋さんと水道屋さんなど、同時に他業種が工事に入る”相番工事”というのがありますが、工程の遅れによって相番工事が発生してしまうと、どちらが先に作業するかで揉めてしまうことも。

 

また、職人さんの工事の進め方や現場の状況によっても作業スピードは変わってくるので、当時監督として、そこを加味して工程表を作成していましたね。そういった勝手を考慮して工程表が組めるようになるまでに、2年くらいかかりました。

川床

過去にトラブルがあった職人さん同士は一緒の現場にできないなど、職人さんによって相番できるかどうかも変わるので、そこも配慮するのは大変ですよね。

協力会社目線での「いい工程表」のポイントは何ですか?

柳川

各工程の日数が明記されていたり、天候で工期がズレた場合などのイレギュラー時の対応方法が記載されていると、考え抜かれた工程表だなと安心感がありますね。工事期間の日数が明記されていると、ズレた時にも動きが想定しやすいです。

 

ANDPADの工程表を使えば、小工程で日数や時間まで記載できますし、説明欄にメモも残せるので、便利に使っていただけると思います。

 

また、ANDPADの報告機能を活用して、業者同士で報告がしっかりできているといいですね。小工程に担当者を設定しておけば、報告ごとに工程表にも[作業中] [作業完了] などと反映されますし、現場進捗が全体に可視化されて、スムーズに進むと思います。

川鍋

協力会社間での報告が増えると、営業としても状況が把握できるので助かりますよね。例えば、解体後などの産廃回収をあらかじめ依頼している場合。当初想定よりも作業が遅れていて、ゴミが少ない段階で産廃業者さんが来てしまい無駄な費用が発生したり、逆に予定より工事が早く進んで現場にゴミが溜まってしまうということも。産廃処理しないと明日の仕事ができないという時は、自分の軽自動車に無理矢理ゴミを詰め込んだこともありました(笑)。

 

協力業者さんから現場の状況を報告してもらえば、タイミングを見計らって産廃業者さんを呼ぶことができるので、こういうロスは減ると思います。

企画・編集:平賀豊麻、原澤香織
ライター:金井さとこ
デザイン:安里和幸