〜後編〜 ANDPAD AWARD 2021ユーザー賞インタビュー / ANDPADリーダーユーザーに会いに行ってみた! /「リフォーム 資料お知らせ賞 社内ユーザー部門」全国第1位 編

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太田沙希氏
株式会社山田工務店 技術部 積算課所属。大学卒業後は地元での就職を希望していたところ、同社の社員や会社の雰囲気が決め手となり、2016年新卒入社。管理部での総務担当を経て、2年目から現職。ANDPAD導入検討にあたり、プロジェクトメンバーとして運用浸透に携わる。



本企画では、「ANDPAD AWARD 2021」の各部門の受賞者に会いに行き、仕事へのこだわりやANDPAD活用術などを教えていただきます。今回は、「リフォーム資料お知らせ賞 社内ユーザー部門」全国1位受賞された、株式会社山田工務店 技術部 積算課 太田沙希さんのインタビューをご紹介いたします。

同社は創業60余年の歴史をもち、焼津市・藤枝市・島田市で4,000軒を超える注文住宅・リフォーム工事を手掛けていらっしゃいます。不動産部門・新築部門・リフォーム部門を包括しており、地域の方々の暮らしをサポートされています。太田さんはANDPAD導入時のプロジェクトメンバーとして抜擢された施工管理、施主報告、引合粗利の運用構築の要となる存在でいらっしゃいます。前編では、ANDPAD施工管理の導入プロセスや工夫されたことなどを伺いました。後編では、2018年から導入いただいたANDPADの施主報告や引合粗利管理によって起こった業務変化や、社内外メンバーがANDPADを積極的に使いたくなるルールづくりの秘訣について伺います。

段階的にANDPADの運用をステップアップ

――2018年から施主報告や引合粗利管理もご導入いただきましたが、どのように運用をステップアップされていったのでしょうか。

太田さん: 施主報告については、元々、毎週末に担当の監督からお客様にその翌週の工事予定を手紙に書いて郵送していました。それを施主報告に置き換えたのですが、やっている内容は同じでも、手間やコストがだいぶ軽減されました。手紙を郵便局にまとめて持っていくという業務も、今では無くすことができました。今までは紙だったので写真を付けることができませんでしたが、お客様は現場の写真をリアルタイムに見られるようになったので、双方にとって便利になりました。施主報告は工程ごとに雛形の文章を用意しています。コミュニケーションは人によって異なってしまう部分がありますので、そうした業務の属人性をなくす効果も。

デジタルツールを利用することによってお客様とのコミュニケーション不足にならないよう、当社は着工式、地鎮祭、上棟式、立会説明会などきちんと対面でのコミュニケーションの場を設けています。毎週行う進捗報告のルーティーンをANDPADに集約して、業務効率化を図り、従来通りのお客様との関係性構築がしっかりできる体制にしています。

――貴社はANDPAD引合粗利のサービスがスタートした頃からご利用いただいているのですが、太田さんにとっては引合粗利管理は積算の業務と一番関わりの深い部分かと思います。引合粗利管理の運用が乗るようになるまでのプロセスについて教えてください。

太田さん: 施工管理や施主報告は新しいものだったのでとりあえずやってみようとトライしましたが、引合粗利管理については、元々使っていたシステムと同じ使用感でないと社内で混乱するという懸念があったので、絶対にミスしないようにもの凄く準備をして、アンドパッドさんにも無理を言いながら進めました。お陰で、違和感なく移行できました。本当にありがたかったです!

太田沙希氏 株式会社山田工務店 技術部 積算課

――リフォーム事業と新築事業双方でANDPADを共通基盤としてご利用くださっていますが、性質の異なる事業を共通基盤でまとめていくことは簡単ではないことだと思います。業務フローやルールにおいてどのように調整を図り、会社としての業務データ基盤を構築なさってきたのでしょうか。

太田さん: 今まであった仕組みをANDPADに移行するにあたって、部門内で統一化されるように気をつけて導入しました。新築もリフォームも元々同じシステムを使っていたので、ANDPADに置き換わったという感覚ですね。少し細かいですが、お客様情報のデータ登録の際、一つ一つの項目への入力についてはスペースの入れ方なども入力ルールを定めました。フォルダや資料の命名についてもルール化しましたので、図面の検索などもしやすい状態です。一つ一つは小さいことですが、全員のちょっとした手間やストレスを減らす要素というのでしょうか、そうした基本のルールは丁寧に決めてきました。資料フォルダのテンプレートを新築、リフォーム事業どちらのものを案件標準設定にするかという話し合いがあったのですが、件数が多いリフォームに合わせる方向になりました。

――パートナー様が施工に必要な資料を、必要なタイミングでご覧いただけるように、資料の共有や情報の共有において特に気をつけていらっしゃることや、ルールがあれば教えてください。

太田さん: 例えば、差し替えの場合のデータの入れ方のルールとして、最新だとわかるように図面のファイル名自体に日付を入れて、古いデータは非表示にすることで、必ず最新の図面が上がっている状態にしています。

それだけでは不十分だという話が出てきて、誰が見ても最新版だということがわかるように、図面データの名前だけではなくデータ内の日付も最新にするなど、ANDPADの使い方に合わせてルール決めを行っています。

あとは、変更図面を関係者に見ていただくにあたり、必ず資料からお知らせを通知するメンバーを選択し、宛先を付けることですね。ただそのときも、アップしただけで終わらせず、ちゃんと見てもらえるように確認設定(OKボタン)をつけてチャットでご連絡をします。また各資料から[この資料を見たユーザー]を確認して、閲覧されていらっしゃらないパートナーさんには直接連絡を入れるようにしています。やったからおしまいではなく、見てもらうところまでなるべく丁寧な運用にしています。というのも、当社のミッション、クレド、バリューが記載されている経営計画書にあるお客様に対する方針の中に、「『前にも申し上げましたが~』というコミュニケーションはしない」というのがあるから。必ず「私の言い方が不十分で〜」という言い方をしています。

――太田さんのきめ細やかな仕事ぶりには脱帽です! そこで、ぜひ太田さんの具体的な業務についてもお伺いしたく、普段の一日のお仕事の流れを教えてください。また、一日の流れの中でANDPADをいつ、どのような目的で、使っていらっしゃるかも教えてください。

太田さん: 出社後、メールや社内チャット、ANDPADのチャットなど全てのメッセージを既読にしてから積算の業務をスタートさせます。私はANDPADの全ての案件に入っているので、パートナーさんが送ってくださったチャットで宛先が付いてないものなど取りこぼしが発生しそうなものがあれば、担当に連絡してサポートしています。誰に頼まれたわけではないのですが習慣化していますね。早期問題発見にも繋がりますし、自分のためにもやっています。

それから、実行予算作成、見積もり依頼などの業務を行います。積算チームは5名で、私は年間100件全ての案件の確認を行なっています。一部のパートナーさんのみの対応にはなりますが、ANDPADの引合粗利で見積もり依頼ができるようになったのは便利ですね。あとは、社内検査の時に地図機能が活躍しています。案内図にピンを打って共有するのは積算の担当なのですが、以前は地図を印刷して検査対象物件の位置をマークして検査担当に渡していましたので、今はGoogleマップに連携するだけなので非常に便利です。

1日から6日までは大工さんの請求書処理業務があり、その後にパートナーさんからの請求が上がってくるので、相対的に月初は忙しくなります。今はFAXでのやりとりになっているので、いずれデジタル化してほしいところではありますね。

――最後に、同じく積算・発注業務に携われている方に向けて、太田さんからメッセージをいただけますでしょうか。

太田さん: 事務方は目立たないですし、褒められたり評価されたりすることが少ない仕事ではありますが、ANDPADを導入してから社内外から頼られるようになって、一つひとつ応えていくことで自分自身が役に立てている実感が湧くようになりました。事務方の人材が得意とすることを伸ばしていくことで、会社がもっと便利になって貢献できることが増えるので、どんどん発信していけるといいと思います。ANDPADの運用に関しても、自分たちが使っていて不便だと思っていることは、実際に現場で使っている人は不便かどうかも分からない状態で、やりづらさを感じていることもあるはずですから。当社はそういうことを言いやすい環境なので、ANDPADも上手く導入できていろんなことが便利になりました。ANDPADは使えば使うほどもっと便利なことを見つけられるので、それを見つけていくのも楽しいですね。また、ANDPADを導入したことでパートナーさんとコミュニケーションが円滑になっているところもあるので、デジタルツールを嫌がる職人さんや社員もいるとは思いますし、立場的には難しいかもしれないですが、ぜひ発信し続けてみてください。

お引渡し時にお客様へお渡しする社員、パートナーからの寄せ書きの前で撮影。はっぴいハウス志太 新築住宅専門店の壁一面に貼られている。

太田様、この度は「ANDPAD AWARD 2021」のご受賞、誠におめでとうございます。そしていつもご利用本当にありがとうございます。ANDPADを取引先様にお使い頂く上での、「導入企業様としての姿勢・スタンス」が非常に素晴らしく、「取引先様の活用がうまく進まない」とお悩みの企業様にとって、とても参考になる取組みのストーリーであったのではないでしょうか。また、資料保存の徹底だけでなく、資料のファイル名称や、資料保存時の通知方法まで細やかなルールを徹底されており、社員様だけでなく取引先様目線でも利用しやすい環境を構築されています。

太田様は日々資料の格納に併せてお知らせの通知を徹底なさっており、その結果「資料お知らせ賞」で見事ノミネートとなられました。太田様のきめ細やかな心配りと、そして「資料を入れて終わり」ではなく、共にお客様の夢をつくりあげるパートナー様が「資料を確認し、正しく動ける」ことをゴールに見すえ、そのための労を惜しまなかったという姿勢がまさにリーダーユーザーたる理由なのかもしれません。引き続き貴社の成功を応援してまいります。

株式会社山田工務店
https://www.happy-yamada.com
〒425-0076
静岡県焼津市柳新屋648-2
代表取締役:山田耕治
創業:1956年9月

取材・編集:平賀豊麻
編集・デザイン:原澤香織
ライター:金井さとこ
デザイン:安里和幸
カスタマーサクセス:真鍋祐也