ANDPAD運用浸透のつまづきポイントと勘どころ!先進事例集 / 1stステップ〜目的とルールを定めよう〜

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「ANDPADを導入したけれど、これからしっかりと運用浸透させていけるか、ちょっと不安…」「思ったようにANDPADでの運用が浸透しない!原因を突き止めて対策を打ちたい」

こういったお悩みをお持ちの経営者の方や、DX推進担当者の方は少なくないのではないでしょうか。

ANDPAD ONEには、過去にみなさんと同じように悩み、試行錯誤の末ANDPAD運用浸透に成功された心強い先進事例が数多く集まってきています。本連載では、運用浸透に成功している方々に取材を重ねるなかで見えてきた、運用浸透のヒケツとつまづきポイントについてご紹介していきます!ANDPAD運用を進めるヒントとしてご活用いただけるよう、ANDPAD ONEにある先駆者たちの事例もあわせてご紹介。全3部構成でお届けいたします!

1stステップ 〜目的とルールを定めよう〜 (本記事)

2ndステップ 〜社員への浸透を進めよう〜

3rdステップ 〜協力会社・職人への浸透を進めよう〜

第一弾は「1stステップ〜目的とルールを定めよう〜」と題して、運用浸透の一丁目一番地である、ANDPADを利用する目的や、ルールの策定と伝達にまつわるポイント、そしてそれらに関係する先駆者の事例をご紹介します。

なお本連載では、ANDPAD運用浸透までの道のりをイメージしやすいように、下の図のようなステップを進めていく流れで、つまづきポイントや成功のヒケツをお伝えしていきます。

まずはここから!目的とルールを定めよう!

​​ANDPADを何のために使うのか?」「使う場合はどのように使うのか?」「いつまでに今までのやり方からANDPADに移行するのか?」「それをした結果どうなりたいのか、何をしたいのか?」…など、ANDPAD運用浸透に成功している会社は、目的とルールをしっかりと定めています。

目的とルールを定める上で考えたい大切なポイントは4つ。(以下はクリックすると該当箇所にジャンプします)

[POINT1] ANDPADの利用によって目指したい変化を描き、導入する目的を明確にする

[POINT2] 業務内でANDPADを利用する上での運用ルールを検討する

[POINT3] 今までのやり方をいつやめるのか、新たな運用ルールをいつから開始するのかを決める

[POINT4] 導入の目的と運用ルールについて、社員や協力会社、職人から理解を得られる伝え方を考える

ここからひとつずつ、事例とともにご紹介していきます。

[POINT1] ANDPADの利用によって目指したい変化を描き、導入する目的を明確にしよう




まずは「ANDPADを導入することで組織や事業をどう変化させたいのか、デジタル化の目的を明確にする」ことが大切です。

ANDPADは、お仕事に関わる関係者のみなさまにご利用いただいてこそ真価が発揮されるツールです。ANDPADの運用浸透が社員や協力会社全体でうまく進んでいる会社さまは共通して、ANDPADというツール = 手段を用いてどんな目的を達成したいかを明確にしています。それがあることで後の運用ルール設計や伝達でもブレのないメッセージとして社内外にしっかりと伝えることができ運用浸透に近づけることができています。また、目的が明確になったらそれを社内外へ伝えていきますが、その際には会社の上層部から会社の意思として周知していくことも重要なポイントです。あらかじめ、DX推進担当者と経営者とで、ANDPADを利用する目的に合意しておくといいですね。

事例紹介 / 利用を徹底する目的を明確に

■ 業務効率性、生産性を高め、社内業務や間接業務にかけている時間を減らし、顧客と社員の体験の向上を目指す(リブウェル株式会社さま https://one.andpad.jp/magazine/2111/

[POINT2] 業務内でANDPADを利用する上での運用ルールを検討しよう




ANDPADを導入する目的が明確になったら、次は「業務内でANDPADを利用する上での運用ルールを検討」しましょう。いつ、だれが、なにをANDPADに入力するのか、またどのようなルールでANDPADを利用するのか、といった運用ルールを具体的に設計します。

事例紹介 / ANDPADを利用する上での運用ルール

■ 近隣挨拶、打ち合わせシート、工事情報、施工に関する注意点をANDPADに入力しないと着工の承認がされないルールを徹底(株式会社HOUSEinnovationさま https://one.andpad.jp/magazine/3491/

[POINT3] 運用ルールが浸透し、きちんと遂行されるようプロセス管理をしよう




多くの会社さまでは、ANDPADを導入する以前は、Excelで個別に工程表を作成して、電話やメール、FAX、個別のSNSなどを用いて工期や資料の情報共有を協力会社さまに対して行っていたかと思います。あるいはもっと前に別のシステムを導入して、その使い方が根付いているという状態の場合もあるかもしれません。

そのような状況のなかでANDPADを新たに導入し、利用徹底を目指して成功した会社さまが行っているのが、「やり慣れた方法をいつまでにやめて、ANDPADを使わなければいけない状況にするのかを決める」ということでした。

たとえANDPADを使った方が楽になるとわかっていても、今の慣れ親しんだやり方から変わることの手間を惜しんでしまうもの。旧来の方法をずるずると引きずってしまうと、協力会社さまもその影響を受けてしまいます。だからこそ会社として期日を設けて「このタイミングからはANDPADに必ず情報を残して使っていく」と決め、移行のサポートをしていくことが大切です。

事例紹介 / 何をやめるのか、いつから始めるのか

■ ANDPADを活用した経営改善に本格着手後すぐから、現場監督の現場訪問回数を5回→1回に制限。従来のやり方から「現場に行かない」運用へと舵を切ることで、チャットによるコミュニケーションが浸透した(リストホームズ株式会社さま https://one.andpad.jp/magazine/2777/

■ 導入直後はANDPADのチャット機能のみ利用。Excelでの工程表作成に慣れていたが、チャット利用が浸透した状況を踏まえ、工程表も徐々にANDPADへ移行(ダイエープロビス株式会社さま https://one.andpad.jp/magazine/2652/

 

さらに、運用浸透がうまくいっている会社さまは、運用ルール通りに集めたデータをどのように活用するのか、といったところにまで取り組んでいます。例えば、運用ルールがきちんと守られているかをチェックする体制を築いたり、ANDPADに入力された情報を共通言語にして議論・意思決定を行う会議体を設置したりすることで、運用ルールがきちんと守られるようになっていきます。

事例紹介 / ルールに沿った運用が行われているかのチェック体制

全拠点の着工枠を調整する会議体の会議品質向上を目指し、横断マイルストーン予実管理の入力を徹底。最終的には全社員がANDPADの利用を徹底することを目指して取り組んだ(ヤマサハウス株式会社さま https://one.andpad.jp/magazine/2928/

[POINT4] 導入の目的と運用ルールについて、社員や協力会社、職人から理解を得られる伝え方を考えよう




ここまでで、ANDPAD導入の目的と運用ルール、そしてやり方を移行するタイミングも決まりました。ANDPADの運用浸透に成功している会社さまがここで終わらせず最後に取り組んでいるのが、目的やルールについて「社員や協力会社、職人から理解を得るために、どのように伝えるか」を考えるということです。

新しいツールの導入には少なからず業務負荷がかかります。一時的に非効率さを感じてしまう場面もあるかもしれません。そんなときに「それでも、この目的のためには必要なことなんだ」と思ってもらえるかどうかが重要なポイントです。

「ANDPADを導入することで何を目指すのか」「どのように協力してもらいたいのか」「そのために導入推進者や社員が徹底することは何か」を相手に伝わる言葉で、丁寧に言語化していきます。

 

事例紹介 / 周知のための言語化

■ 協力会社にANDPADでの受入検査実施を求める際、「現場DX化!!ANDPADの受入検査で顧客満足度UP」目的を言語化。また「なぜ受入検査の実施徹底が顧客満足度につながるのか」といった背景も丁寧に伝えた(株式会社HORI建築さま https://one.andpad.jp/magazine/2711/

ANDPAD運用浸透の先進事例

最後に、今回の記事でご紹介した「目的とルールを決めること」と向き合い取り組んだ先進事例をご紹介します。

ひとつめはリブウェル株式会社さまの事例。



2019年2月にANDPADをご導入いただいた同社では、顧客と社員の体験価値のさらなる向上を目指し、2020年8月にANDPADの活用推進を担う「ANDPAD推進会」を発足しています。「ANDPAD推進会」に集められたのは各セクションの実務リーダーたち。「オンライン発注の完全実施」「顧客入力項目の統一」「受注および完工/粗利管理をダッシュボードに完全移行」など、計7つの目標を掲げルールを明確化し、いずれも100%に近い目標達成率を実現しました。社内メンバーを巻き込むことで実務に即したルールづくりと細やかなフォロー体制を実現した、運用浸透の勘どころが詰まった事例です。

つぎに、リストホームズ株式会社さまの事例をご紹介します。



強い反発を受けてANDPADの運用浸透に一度失敗してしまった経験もある同社は、赤字体質の工事部門を大改革すべく、分社化しANDPADを用いて現場管理のルールを厳格化。最終的には財務状況が改善され、再統合に至りました。監督業務のタスクの棚卸しを現場監督経験者が行い「現場でやるべきこと」「会社のデスクでもできること」を細かく洗い出してマニュアル化を進め、現場訪問回数を5回→1回に絞ることで職人とのコミュニケーションがANDPADを介して行われるようになるなど、会社として強い意志をもって改革を行ったことで運用が浸透していった事例です。

つぎに、株式会社不動産SHOP ナカジツさまの事例です。



経営層が推進者となってANDPAD受発注導入プロジェクトの舵を取り、推進にあたって力強い体制を構築した同社。業務フローを入念に設計し、社内・社外で検証を重ねました。その後導入にあたってはオンライン説明会の他に、450社以上の取引先に対して1対1で説明を実施。操作方法だけでなく、導入の目的や業務効率化について根気強く説明し、業務効率化の納得感を高く感じてもらいその後の導入がスムーズに進みました。

つぎに、株式会社HORI建築さまの事例をご紹介します。



ご導入企業様とアンドパッドが共催型で進めるANDPAD運用コンテスト「ANDPAD CUP」として、協力会社の受入検査実施徹底を目指された同社。コンテストの実施に際して「現場DX化!!ANDPADの受入検査で顧客満足度UP」という目的と、その背景(なぜ受入検査の実施徹底が顧客満足度につながるのか)を言語化し、協力会社のみなさまにお伝えされました。その後も協業者会「未来塾」で定期的に目的と背景を発信し、理解を得ていきました。

最後に、ヤマサハウス株式会社さまの事例です。



株式会社HORI建築さまと同様、ANDPAD運用コンテスト「ANDPAD CUP」を開催した同社。拠点ごとに利用のばらつきがある状態を見直し、全拠点での標準的な利用を促すことで平準着工へとつなげるため、横断マイルストーンに主軸を置いてコンテストを実施することに。ANDPAD横断マイルストーンの情報をもとに着工前案件の最終確認を行う会議体を実施することで、会議体の時間・品質ともに大幅に改善!社内でのANDPADの浸透も実感いただいています。

今回は、運用浸透の1stステップである、ANDPADを利用する目的や、ルールの策定と伝達にまつわるポイント、そしてそれらに関係する先駆者の事例をご紹介しましたが、いかがだったでしょうか?

次回の2ndステップ、3rdステップでは、ANDPADでの運用を社員、また協力会社や職人へ浸透させる際のよくあるつまづきポイントと、そのような場面でどう対処したかの先進事例をセットでご紹介していきます。

企画・編集:平賀豊麻
企画・執筆:原澤香織
デザイン:安里和幸